Ngày nay, email (thư điện tử) đã trở thành một phương tiện liên lạc thông dụng. Vì vậy sử dụng email thế nào cho đúng cách, quản lý email thế nào cho hiệu quả … là những điều rất quan trọng. Thế nhưng không ít người lại có xu hướng sử dụng email theo cảm tính, sắp xếp hộp thư email không có trật tự, đầy ắp những email chưa được xử lý. Đây chính là nguyên nhân khiến công việc trở nên áp lực và kém hiệu quả. Trong bài viết dưới dây, Emailplus sẽ tiết lộ những cách sử dụng và quản lý email vô cùng đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
Xử lý thư của bạn mỗi ngày và xóa các email không cần thiết
Thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát được email và trạng thái công việc của mình. Bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ email nào được gửi đến. Xử lý email mỗi ngày giúp bạn biết được cần giữ lại điều gì và xóa bỏ những thư rác ra sao. Một trong những lí do khiến bạn không có đủ thời gian để giải quyết những công việc cần thiết mỗi ngày đó là tốn công đọc những mẩu tin quảng cáo, spam hay thậm chí chỉ là những dòng cảm ơn, lời hứa xác nhận công việc. Điều này khiến cho chất lượng và hiệu suất công việc của bạn bị ảnh hưởng, lãng phí một khoản thời gian không hề nhỏ. Chính vì vậy, hãy căn cứ vào tiêu đề thư để xác định xem đâu là email công việc cần giải quyết, đâu là email rác để xóa khỏi bộ nhớ của mình.
Tạo thư mục lưu trữ email theo mức độ ưu tiên
Một trong những cách quản lý Gmail hiệu quả chính là việc sử dụng tiện ích của Gmail giúp bạn gắn nhãn cho các email trong hộp thư Gmail (Cài đặt > Nhãn dán). Bạn có thể gắn nhãn cho các email trong hộp thư để tiện việc quản lý email tốt hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo thư mục lưu trữ email với tên gọi “Phản hồi trước ngày xx”, trong đó xx là một ngày hiện hữu trong tương lai. Với cách sắp xếp như vậy bạn sẽ không bị áp lực phải trả lời nhiều email trong một khoảng thời gian nhất định, đồng thời có thêm thời gian để xem xét email kỹ càng và trả lời email đầy đủ hơn.
Hủy đăng ký từ những địa chỉ email bạn không còn quan tâm
Khi bạn sử dụng địa chỉ mail của mình đăng ký dịch vụ, mua hàng hóa hay theo dõi một website nào đó, bạn sẽ liên tục nhận được những email quảng cáo về sau. Điều này sẽ gây khó khăn cho bạn trong việc phân loại email và bạn sẽ lại mất thời gian tìm những thư rác và xóa chúng. Để dừng việc nhận những email mà mình không quan tâm, bạn nên lựa chọn Hủy đăng ký (Unsubcribe) các kênh chuyên gửi mail quảng cáo hoặc có thể chặn luôn các địa chỉ mail đó.
Tạo Email template/Canned Responses
Nếu bạn thường xuyên phải gửi email đến nhiều đối tượng với một nội dung tương tự, bạn có thể sử dụng một tính năng được trang bị trong Google Tab có tên gọi “Canned Responses” để quản lý Gmail hiệu quả hơn. Tính năng này giúp bạn tạo một mẫu email mà bạn có thể tái sử dụng nhiều lần, giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo email mới hoặc sao chép và dán nội dung mỗi khi phản hồi email.
Tương tự tính năng Canned Responses của Google Tab, Microsoft Outlook cũng có tính năng hỗ trợ người dùng với tên gọi Email Template. Đây là một mẹo hay trong các cách quản lý Gmail hiệu quả mà bạn nên thử áp dụng.
Sử dụng chế độ lọc thư gửi đến
Với chế độ lọc email, những email được gửi đến sẽ được sắp xếp một cách tự động vào các thư mục mà bạn đã tạo ra từ trước. Chức năng này giúp phân loại email theo người gửi, tiêu đề thư… cùng những tính chất mà bạn có thể tự thiết lập.
Quy trình lọc email được tiến hành như sau:
- Người dùng thiết lập tiêu chí lọc email: Email trong hộp thư đến có thể được lọc theo email người gửi, tên người gửi, tiêu đề, ngày gửi email… hoặc nhiều tiêu chí kết hợp với nhau.
- Gmail tự động lọc email theo tiêu chí đã thiết lập: Gmail sẽ phân loại các email được gửi đến theo các tiêu chí mà người dùng đã thiết lập trước đó vào các folder hoặc các tab, nhãn (label) tương ứng.
- Người dùng xử lý email đã được lọc: Sau khi email đã được phân loại, người dùng chỉ cần mở những folder hoặc tab, nhãn (label) đã được thiết lập từ trước, tìm email cần thiết và xử lý một cách nhanh chóng, tiện lợi.
Lên lịch tự động gửi mail
Một trong những cách quản lý Gmail hiệu quả được nhiều người sử dụng chính là tính năng “Scheduled” – tính năng thiết lập chế độ gửi email tự động. Việc sử dụng tính năng này sẽ giúp bạn giảm bớt việc phải thức khuya, dậy sớm để gửi email cho những đối tác ở xa, có cách biệt về múi giờ.
Tính năng gửi email tự động còn giúp bạn gửi email đến nhiều người chỉ với 1 nội dung nhất định trong một khoảng thời gian giống nhau. Tất cả những gì bạn cần phải làm chỉ là soạn thảo email và cài đặt thời gian gửi email đến các địa chỉ cần thiết. Gmail sẽ thực hiện phân phối email đến các địa chỉ chỉ email vào đúng thời gian mà bạn đã cài đặt từ trước.
Tất cả các email bạn soạn thảo sẽ được lưu giữ trong mục “Scheduled”. Với cách quản lý này, bạn có thể quản lý các email dự định sẽ gửi cho đối tác một cách dễ dàng, đầy đủ mà không sợ bỏ sót một đối tác nào.
Trên đây là một số phương pháp giúp bạn quản lý email hiệu quả. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ biết cách áp dụng vào trong công việc để có thể đạt được hiệu quả nhanh chóng và dễ dàng.