Giao tiếp kỹ năng qua email là một trong những kỹ năng rất quan trọng khi đi làm. Tuy nhiên, kỹ năng này hầu như phải tự học hỏi và rút kinh nghiệm chứ không có trường nào đào tạo. Không phải bạn trải qua những “đau thương” khi có những cơ bản lỗi khi viết email. Do vậy, để tránh những cơ bản sai sót, bạn cần phải nắm chắc các cơ sở dữ liệu để viết một email chuyên nghiệp dưới đây.
1. Đặt email tiêu đề: rõ ràng, trọng tâm
Chúng tôi không nên và không bao giờ gửi một email mà không có tiêu đề. That That is an in the interfeed.
Tiêu đề của email phải xác định rõ ràng, nêu rõ chủ đề chính của email đó và liên kết với mối quan tâm của người nhận luôn đạt được thành công cao hơn trong giao tiếp qua email. Ngoài ra, tránh gửi những email có tiêu đề theo kiểu chung như: Gấp !, quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh / em / chị,… Nếu bạn muốn hiện ra tính chất của email đó, bạn có thể sử dụng cú pháp after: [Tình trạng] Email tiêu đề
Ví dụ: [Quan trọng] Chiến lược kinh doanh năm 2017
Như vậy, người nhận email sẽ biết ngay trạng thái email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay nên để lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.
2. Viết nội dung email: trình bày sắp xếp và đầy đủ
Thông thường, một email bao gồm 3 thành phần:
- Lời chào
- Main content
- Lời chúc / lời cảm ơn và tên ký
Ở phần lời chào, bạn nên sử dụng lời chào chuyên nghiệp. Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật, suồng sã tại nơi làm việc. Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong email đi kèm với những từ như “Dear”, “Kính gửi”, “Thân gửi”
Ở phần nội dung chính, nếu có nhiều nội dung, bạn không nên viết thành một đoạn lớn mà nên chia nhỏ ý thì những đoạn nhỏ để người nhận dễ đọc và nắm được thông tin tốt hơn. Và đặc biệt, bạn phải luôn dành thời gian dò lại để tránh sai lỗi chính tả trước khi gửi email đi.
3.Viết sao cho dễ hiểu nhất
Trước giờ đi làm Đăng vẫn luôn tâm niệm: “Việc của mình là làm cho việc của sếp mình dễ dàng hơn.” Tương tự, các bạn cũng có thể suy nghĩ: “Việc của mình là làm cho việc của đồng đội mình dễ dàng hơn.” Nghĩa là khi viết email, các bạn hãy luôn suy nghĩ liệu email mình viết đã đủ thông tin để người đối diện hiểu hay chưa? Bạn có thể cân nhắc một số yếu tố sau đây:
- Người sẽ nhận email có xu hướng N hay S (2 xu hướng trong phân loại tính cách MBTI. Nếu bạn chưa rõ, mời tham khảo khóa học Biết Người Biết Ta Với MBTI)? Người có xu hướng S chắc chắn sẽ thích đọc một cái email rõ ràng, cụ thể, chi tiết, có số liệu, có hướng giải quyết cụ thể. Người có xu hướng N cần đọc một email mà nó phải đi thẳng vào vấn đề chính, tránh vòng vo tam quốc dài dòng.
- Người nhận email đã nắm được các thông tin trước đó chưa? Ví dụ như bạn T muốn nhờ chị H ở phòng Xuất bản hỗ trợ biên tập nội dung dịch thuật thì phải viết rõ mong muốn của mình, lý do tại sao lại nhờ phòng Xuất bản, hướng giải pháp là gì… vì trước đó chị H không nắm đầy đủ thông tin mà chỉ nắm sơ bộ mà thôi (vì hai phòng ban khác nhau). Khi ta viết rõ ra như vậy, người nhận email sẽ rất dễ ra quyết định và sẽ đẩy nhanh được tiến độ công việc.
- Trình bày qua email liệu có trực quan hơn một hình thức khác hay không? Đôi khi email không giải quyết được hết các nhu cầu giao tiếp của mình nên các bạn có thể cân nhắc đính kèm file word, excel, power point… tùy bạn. Miễn sao người kia hiểu vấn đề dễ dàng hơn là được.
Ví dụ về một email chưa đạt chuẩn:
Bạn có thể thấy, email trên sai cấu trúc, mắc lỗi viết hoa/viết thường, không đề cập đủ thông tin chi tiết về những gì T đã làm và những gì cần chị H hỗ trợ.
Còn đây là email đã được viết lại cho đúng chuẩn:
4. Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm một lần nữa
Hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email và kiểm tra đã file đính kèm (nếu có) trước khi gửi. Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thôi, người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp.
5. Nhập địa chỉ email người nhận
Bạn nên nhập địa chỉ email người nhận sau cùng để tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong hoặc chưa đọc lại do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Vì thế, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.Hãy thật cẩn thận khi nhập địa chỉ email. Vì có thể bạn gõ sai tên, gửi nhầm tên hoặc vô tình gửi cho nhiều người cùng lúc.
6. Dùng email khi cần trao đổi thông tin quan trọng
Chúng ta có nhiều kênh giao tiếp khác nhau như Slack, Skype, nói trực tiếp… Tuy nhiên, với những thông tin quan trọng thì bắt buộc các bạn phải gửi bằng email. Lý do là để tránh sự thất lạc thông tin và dễ dàng hơn trong việc tra cứu thông tin. Các bạn không nên dùng các ứng dụng chat trực tuyến như Slack, Skype, v.v… để gửi các thông tin quan trọng. Có nhiều lý do khác nhau như ứng dụng sẽ tự động xóa tin khi đạt giới hạn, người nhận thông tin có thể không thường xuyên kiểm tra những ứng dụng này… Cách tốt nhất là bạn nên giao tiếp các thông tin quan trọng qua email.
7. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn
Việc trả lời các email gửi đến được xem là một quy tắc lịch sự. Khi một người gửi email cho bạn, nếu bạn thấy rằng mình có thể trả lời được ngay trong vòng 1 tiếng đồng hồ thì hãy dành thời gian trả lời luôn. Hãy cố gắng làm điều đó, kể cả những email bị gửi nhầm cho bạn. Hãy đặt mình vào người đã gửi nhầm cho bạn để thấy rằng trong trường hợp đó, tất cả chúng ta đều mong đợi nhận được một email phản hồi rằng đã gửi không đúng địa chỉ. Trong trường hợp bạn thấy quá bận và chỉ có thể xử lý email này sau thì hãy gửi cho người đó một email nói rằng bạn đã nhận được email và sẽ sắp xếp hồi âm trong khoảng thời gian nào để họ không sốt ruột.
8.Thông báo mình đã nhận được email
Khi một người gửi email cho bạn, nếu bạn thấy rằng mình có thể trả lời ngay trong vòng 1 tiếng đồng hồ, thì hãy luôn dành thời gian trả lời. Trong trường hợp bạn thấy quá bận và có thể xử lý email này sau đó, hãy gửi cho người đó một email nói rằng bạn đã nhận được email và sẽ sắp xếp hồi âm trong khoảng thời gian nào để họ không bị dính ruột. Đây là một vài cơ bản quy tắc của công việc giao tiếp qua email mà tất cả những người đi làm đều phải nắm giữ. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc.