Nếu công việc của bạn yêu cầu thường xuyên phải trao đổi và liên lạc qua email thì việc tạo chữ ký email sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp, đồng thời để lại dấu ấn khó quên đối với đối tác và khách hàng của bạn.

Chữ ký Email là nơi người xem có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin của người gửi. Vậy làm thế nào để có một chữ ký đẹp và thật chuyên nghiệp? Hãy cùng Email+ tìm hiểu ở bài viết này nhé.

1.Chữ ký Email là gì?

Chữ ký Email không giống như chữ ký thông thường của bạn, nó là phần thông tin luôn tự động xuất hiện ở cuối của mỗi nội dung email. Bạn không phải viết lại, mà chỉ cần thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống thêm vào tự động cuối nội dung email mỗi lần gửi.

Chữ ký email (Email Signature) là phần thông tin được xuất hiện cuối cùng trong một nội dung email. Không chỉ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng hay đối tác, khách hàng mà còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, lịch thiệp.

Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:

• Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
• Tên công ty bạn đang làm việc.
• Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
• Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
• Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
• Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.

2.Vai trò chữ ký Email là gì?

Đối với nhiều người thì việc tạo chữ ký cuối email chỉ là một hành động “cho có”. Chữ ký email có thể là “thanh gươm” hữu dụng cho những “chiến binh” biết tận dụng chúng. Đặc biệt với doanh nghiệp, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu.

Cụ thể, một chữ ký email đúng nghĩa sẽ có những vai trò sau đây:

• Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
• Ngày nay, số lượng email mà người dùng nhận được hằng ngày lên tới hàng chục, hàng trăm. Việc đặt chữ ký email ở cuối sẽ gây ấn tượng sâu sắc về bạn, thương hiệu của công ty.
• Chữ ký email cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc mà họ thường quan tâm như: số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website,…
• Ngoài ra, bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, … Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và nổi bật. Bất cứ người nhận nào cũng phải nhìn qua ít nhất một lần.
• Tất cả thành viên trong công ty nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.

3.Những yếu tố giúp tạo chữ ký Email chuyên nghiệp

Một chữ ký trong Email chất lượng phải đảm bảo đáp ứng tốt 2 nhiệm vụ. Đó là thu hút sự chú ý từ người đọc và truyền đạt đầy đủ thông tin của bạn đến họ. Muốn làm được như vậy, khi thiết lập chữ ký Email bạn nên đảm bảo các yếu tố cơ bản sau:

• Tên, chức vụ và doanh nghiệp: Tên của bạn cho người xem biết ai là người đã gửi email cho họ. Nếu bạn đại diện cho một doanh nghiệp, bạn nên thêm cả tên và chức vụ của bạn tại doanh nghiệp đó.
• Thông tin liên hệ: Thông tin liên hệ nên bao gồm cả website doanh nghiệp, số điện thoại, địa chỉ của bạn.
• Đường link mạng xã hội: Thêm thông tin liên lạc truyền thông xã hội ở trong chữ ký email của bạn là một điều rất quan trọng. Hãy chọn những tài khoản mạng xã hội phổ biến và chuyên nghiệp nhất của bạn để liên kết. LinkedIn là một ví dụ. Tránh liên kết với các tài khoản xã hội phụ hoặc không liên quan.
• Logo (không bắt buộc): Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp hoặc sở hữu công ty của mình, hãy đính kèm logo thương hiệu trong chữ ký email của bạn.
• Thiết kế hồi âm: Tỷ lệ sử dụng điện thoại thông minh và những thiết bị di động khác ngày càng tăng. Bỏ qua các thiết bị di động có nghĩa là bạn đang bỏ lỡ cơ hội để tăng tỷ lệ mở và trả lời email. Vì vậy, thiết kế hồi âm điều chỉnh cho những người nhận trên di động là một điều cần thiết.
• Những quy định pháp luật: Một vài quốc gia có những quy định pháp luật riêng mà tất cả các công ty truyền thông, kinh doanh đều phải tuân theo. Hãy trao đổi với luật sư của bạn để xem rằng liệu quốc gia nơi doanh nghiệp của bạn đang hoạt động có ban hành điều luật cụ thể về quản lý chữ ký điện tử hay không.

Ngoài những thông tin trên, để thu hút được người nhận, thì bạn cần phải chú ý tới những yếu tố dưới đây.

• Hình ảnh: Chữ ký trong Email không bắt buộc cần có hình ảnh. Tuy nhiên, để gây ấn tượng với người nhận thì hình ảnh, logo là một điểm nhấn hoàn hảo cho email của bạn. Bạn nên chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng cần rõ ràng, sắc nét. Nếu hình ảnh trong email quá lớn sẽ làm cho tốc độ load chậm đi, dẫn đến email của bạn khi mở lên sẽ chậm hơn bình thường, điều này có thể làm cho người nhận cảm thấy khó chịu.
• Thiết kế chữ ký cho Email: Việc một chữ ý Email được thiết kế một cách chăm chút tỉ mỉ sẽ mang lại tính chuyên nghiệp. Bạn có thể áp dụng cách thiết kế theo dạng từ trên xuống. Với những phần thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại hay địa chỉ…hãy bôi đậm và chỉnh kích thước lớn hơn.
• Bố cục chữ ký: Bố cục của chữ ký cho Email cũng cần phải được tùy chỉnh một cách đơn giản, gọn gàng nhất có thể (không nên để chữ ở dạng bán phẳng hoặc phẳng và cần hạn chế thiết kế kiểu chữ 3D).
• Kiểu chữ: Nên sử dụng những kiểu chữ quen thuộc hiển thị rõ ràng như Times New Roman, Arial…Không nên sử dụng những kiểu  chữ khó đọc như script hoặc calligraphy.
• Lựa chọn màu sắc: Để có thể thu hút người nhận thì khi thiết kế chữ ký Email bạn chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu.

4.Cách tạo chữ ký cho Email

Để tạo chữ ký gmail đẹp cũng không quá khó khăn, bởi có 2 công cụ có sẵn cực tiện lợi, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi đã tạo xong phần chữ ký, nó sẽ được thêm tự động vào cuối mỗi nội dung email mà bạn muốn gửi đi cho người nào đó.  2 công cụ có sẵn mà bạn thường xuyên sử dụng đó là Gmail và Outlook

Hướng dẫn cách tạo chữ ký trong Outlook đẹp, ấn tượng

Bước 1: Đầu tiên mở trình Outlook và chọn vào mục “New Email” để tạo một email mới. Lựa chọn mục “New Email” ở góc trên cùng phía bên trái của trình Outlook

• Bước 2: Lựa chọn mục “Signature”. Đây là phần chữ ký trong menu “Message”.
• Bước 3: Lúc này hệ thống sẽ hiển thị 1 bảng thông báo. Lựa chọn vào nút “New… ” để thiết lập 1 chữ ký mới.
• Bước 4: Hệ thống ngay lập tức hiện thông báo. Bạn hãy điền tên cho chữ ký email của mình và click vào “OK”.
• Bước 5: Điền phần thông tin muốn hiển thị ở trên chữ email vào trong khung “Edit signature” bên dưới. Với phần lựa chọn này bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước chữ và lồng thêm hình ảnh/logo mà bạn mong muốn. Click vào nút “OK” khi đã hoàn tất nội dung bên trên. Điền nội dung cho chữ ký gmail mà bạn muốn
• Bước 6: Thêm chữ ký vào email, chỉ đơn giản bạn click mục “Signature” và lựa chọn chữ ký vừa này bạn thêm vào.

Cách tạo chữ ký trong gmail

Việc tạo một chữ ký trong gmail cũng vô cùng dễ dàng. Bạn có thể tham khảo những bước thực hiện dưới đây.

• Bước 1: Đầu tiện mở tài khoản Gmail của bạn lên. Tiếp đến, nhấn và lựa chọn vào biểu tượng răng cưa ở góc phản màn hình trên cùng và chọn “Setting”.
• Bước 2: Trong phần General (cài đặt chung), tìm đến phần Signature (chữ ký). Đánh dấu vào vùng ô bên dưới của ô No Signature. Tiếp đến, nhập phần nội dung chữ ký mà bạn muốn tạo và khung soạn thảo.
• Bước 3: Sau khi khởi tạo xong chữ ký gmail, tiếp tục lựa chọn vào nút “Save changes” để lưu thay đổi thiết lập

Lúc này, chỉ cần mở khung soạn thảo email mới lên, chữ ký gmail sẽ tự động được thêm vào ở cuối thư.

Cách tạo chữ ký email trên HTMLSIG

Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG tại địa chỉ: https://htmlsig.com/. Website này cung cấp cho bạn 2 lựa chọn để tạo chữ ký: miễn phí và có tính phí. Tùy vào nhu cầu sử dụng thực tế bạn có thể chọn một trong hai.