Ngày nay, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của kỹ thuật số, email đã trở thành phương tiện, công cụ trao đổi vô cùng quan trọng trong công việc. Một email được soạn thảo tốt sẽ giúp bạn thể hiện tính chuyên nghiệp và khiến người khác cảm thấy được tôn trọng, thoải mái khi làm việc với bạn. Vì thế, hãy cùng Emailplus tìm hiểu một số cách sử dụng email chuyên nghiệp và có văn hóa nhé!
- Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn
Cần phải nhấn mạnh vào chủ đề vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở email. Đây chính là nội dung khái quát cho toàn email, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.
Chỉ cần bạn cẩn thận một chút, kiểm tra email trước khi gửi đi, và nhớ đặt một tiêu đề bao quát nội dung email, bạn có thể giúp công việc được tiến hành nhanh chóng hơn. Người nhận email sẽ nắm rõ được nội dung cần trao đổi, đồng thời dễ dàng phân loại email, sau này cần tìm lại cũng dễ dàng hơn. Nếu bạn đặt tiêu đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email không quan trọng.
Tiêu đề của email là phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email đó.
Một Email không có chủ đề, không có lời chào, lời kết không những gây khó khăn trong việc quản lý email mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người nhận.
- Cấu trúc email tiêu chuẩn
Một email tiêu chuẩn sẽ gồm 3 phần chính:
- Lời chào: Chào hỏi một cách lịch sự và thân thiện
- Nội dung chính: Cần viết ngắn gọn, đủ ý và truyền đạt các thông tin một cách rõ ràng
- Lời cảm ơn: Lời cảm ơn cần ngắn gọn, thể hiện sự tôn trọng và gần gũi.
- Dùng địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên dùng địa chỉ email của công ty. Nhưng nếu bạn sử dụng email cá nhân, bạn cũng nên thận trọng trong việc chọn địa chỉ. Bạn nên sử dụng địa chỉ email là tên mình để người nhận biết chính xác ai đang gửi thư. Đừng bao giờ dùng những địa chỉ không phù hợp với công sở.
- Sử dụng ít dấu chấm than
Nếu bạn quyết định sử dụng một dấu chấm than, chỉ nên sử dụng nó để truyền tải sự khuyến khích. Đôi khi nhiều người hay có thói quen đặt quá nhiều dấu chấm than ở cuối câu. Bức thư có thể quá cảm xúc hoặc có vẻ như thiếu sự trưởng thành. Dấu chấm than chỉ nên sử dụng rất hạn chế trong văn viết để thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường công sở.
- Chữ ký Email
Hãy thiết lập chữ ký email để tăng tính chuyên nghiệp và giúp người nhận dễ dàng hơn trong việc phản hồi. Chữ ký email cần bao gồm đầy đủ tên, chức vụ, fax, số điện thoại và địa chỉ cơ quan,…
- Phân loại khi gửi Email
Các bạn có thể gửi email cho người nhận bằng cách điền địa chỉ email vào 1 trong 3 phần TO, BCC, hoặc CC. Tuy nhiên, mỗi phần này đều có tính năng và ý nghĩa khác nhau. Do đó, bạn cần phải phân loại cẩn thận khi điền địa chỉ email để gửi cho người nhận. Và ngược lại, khi nhận mail từ người khác thì bạn cũng có thể xem email của mình nằm ở đâu, có ý nghĩa gì.
- To: Là tính năng gửi trực tiếp cho người nhận và người này sẽ có nhiệm vụ xử lý và giải quyết vấn đề và người gửi mong đợi phản hồi từ người nhận.
- BCC: Là tính năng dùng để gửi mail cho nhiều người nhận cùng 1 lúc, nhưng người nhận sẽ không thể biết được danh sách của những người cùng nhận được mail này.
- CC: Là tính năng để gửi mail cho nhiều người nhận cùng 1 lúc và người nhận có thể biết được những ai cũng nhận được mail này. Và người gửi muốn người nhận có được thông tin này và không nhất thiết phải xử lý hoặc trả lời những nội dung trong mail đó.
- Giữ phông chữ cổ điển và soát lỗi chính tả
Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của bạn nên để phông chữ mà người khác có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, tốt nhất là bạn nên chọn cỡ chữ 10-12 và chọn phông dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.
Ngoài ra bạn cũng nên chú trọng đến vấn đề về chính tả. Có thể người nhận sẽ không chú ý những lỗi này, nhưng bạn vẫn nên đọc đi đọc lại email vài lần. Cũng đừng phụ thuộc vào phần mềm kiểm tra chính tả vì đôi lúc nó không chính xác hoàn toàn.
- Chú ý file đính kèm
Đừng quên ghi chú trong email của bạn rằng bạn đã gửi cả tệp đính kèm để người nhận của bạn không bỏ qua nó. Một câu đơn giản “Tôi đã đính kèm (tài liệu, bảng tính) cho X” là ổn nhé.
Đảm bảo rằng bạn đang đính kèm lại các tệp khi bạn thêm ai đó vào chuỗi email, nếu không họ sẽ không thể nhìn thấy chúng.
Một quy tắc văn hoá email quan trọng khác liên quan đến tệp đính kèm là bạn không nên đính kèm các tệp lớn như video vào email của mình. Cách tốt nhất để gửi chúng là tải tệp lên các ứng dụng như Google Drive hoặc Dropbox và cung cấp cho người nhận liên kết cho phép họ truy cập tệp.
Email vốn là công cụ được tạo ra nhằm phục vụ cho sự chuyên nghiệp, nên khi bạn sử dụng nó quá tùy tiện như những công cụ chat khác sẽ vô tình khiến cho chính bản thân mất đi thái độ làm việc nghiêm túc.Vì vậy bạn cần nắm vững những kỹ năng cơ bản; các kiến thức để có thể tổ chức, xử lý nội dung một cách phù hợp. Hi vọng những tip chia sẻ trong bài viết sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc để hoàn thiện bản thân tốt hơn.