Hầu hết, chúng ta sử dụng Email để chủ động trong quá trình liên lạc. Tuy nhiên Email không đơn thuần là nơi để bạn nhận và gửi thông điệp mà nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người sở hữu. Do vậy cái tên của Email cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Sau đây là một số bí quyết giúp đặt tên Email chuyên nghiệp nhất.
1.Đặt Tên Email Theo Cú Pháp
Tên email chuyên nghiệp và hay là tên email đó cần chứa được các thông tin cơ bản của người chủ sở hữu như họ tên, nơi công tác, công việc họ đang làm. Thông thường những email này được đánh giá rất cao, tạo thiện cảm với người dùng.
Cú pháp của email chuyên nghiệp này gồm có: Họ tên + nơi làm việc/tên công việc + @gmail.com. Ví dụ: Buitrangiway@gmail.com
Nếu như tên email bạn định đặt trùng với địa chỉ email nào đó thì bạn có thể cân nhắc viết theo nguyên tắc sau:
– Thêm dấu chấm vào giữa các từ. Ví dụ: Bui.trangiway@gmail.com.
– Nếu như tên bạn dài, bạn có thể viết tắt chúng để có email ngắn gọn mà chuyên nghiệp.
– Bạn có thể thêm con số vào trong địa chỉ email, có thể là ngày tháng, năm sinh, đuôi số điện thoại hay là con số yêu thích của bạn vào cuối email. Tuy nhiên, bạn chỉ nên dùng tối đa là 4 số.
2. Sử dụng tên miền riêng của công ty
Hiện nay, mua tên miền đã không còn khó khăn như trước đây, một tên miền tùy chỉnh hiện nay khá rẻ và quá trình thực hiện cũng rất đơn giản, dễ dàng chỉ mất khoảng 15 phút để tạo một email bất kì.
Lợi ích của việc sử dụng tên miền riêng:
- Luôn chủ động kiểm soát nội dung email gửi đi và nhận về của nhân viên đáp ứng nhu cầu bảo mật thông tin nội bộ cho doanh nghiệp
- Người dùng chỉ cần sử dụng tính năng tích hợp webmail để có khả năng truy cập email bất cứ nơi nào, chỉ cần có trình duyệt web trên máy tính xách tay. Thậm chí trên điện thoại di động của bạn
- Những tính năng hữu ích được tích hợp như là chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email là, chống spam… cho email công ty để giúp bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng.
- Điều chỉnh thay đổi, thêm, xoá, thay đổi password các email doanh nghiệp khi có sự thay đổi nhân sự trong doanh nghiệp
Việc sở hữu một tên miền riêng là điều nên thực hiện ngay đối với các doanh nghiệp mới, nó thể hiện tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp vì vậy nên đầu tư kỹ càng trước khi chọn mua tên miền cho địa chỉ email. Một cái tên ngắn gọn, đơn giản sẽ trở nên lung linh cho dù bạn in trên danh thiếp hay đọc trên điện thoại, nó cũng sẽ dễ dàng để lại ấn tượng trong tâm trí khách hàng.
3. Một số những lưu ý khi đặt tên Email
– Tên email ngắn gọn, không nên dài dòng: Tên email ngắn gọn sẽ dễ nhớ, gây ấn tượng hơn rất nhiều so với email dài. Từ đó, bạn sẽ trao đổi contact thêm phần thuận tiện, nhanh chóng hơn.
– Đặt tên email phải dễ nhìn: Nếu như bạn đang có ý định đặt tên email dài, gây khó nhìn thì bạn nên rút gọn lại, sử dụng dấu chấm, dấu gạch ngang để ngăn cách chúng giúp tên email trở nên dễ nhìn, không bị rối mắt.
– Không nên sử dụng các từ ngữ bay bổng trong email. Điều này khiến cho email của bạn có phần trẻ con, giống như spam email hơn và nó sẽ gây ảnh hưởng đến độ tin cậy của người nhận.
Trên đây là một số gợi ý để giúp bạn có thể tìm được cái tên email phù hợp nếu như bạn đang bị bí ý tưởng. Và bạn nên nhớ, cần phải phân định rạch ròi giữa tài khoản email phục vụ cho công việc và email cho các việc cá nhân. Từ đó, bạn dễ dàng kiểm soát dữ liệu của chính mình cũng như sử dụng email chuyên nghiệp hơn.